Quelles sont les 10 compétences clés d’un Chef de Projet ?

Quelles sont les 10 compétences clés d’un Chef de Projet ?

Bien que la Gestion de Projet soit aujourd’hui un des leviers de Compétitivité et de Profitabilité incontournable à toute entreprise, sa préparation, sa structuration, son engagement, sa planification ainsi que son exécution au sein des organisations reste trop souvent un challenge hors de portée pour les Chefs de Projet , bien plus complexe qu’il n’y paraît et souvent associé à un savoir faire et une expertise spécifique.

 

En effet, la Gestion de Projet consiste pour un Chef de Projet à Initier, Planifier, Exécuter, Contrôler et Clore un ensemble d’activités d’une même équipe afin d’atteindre des objectifs de satisfaction client tout en répondant à des contraintes de TempsCoûtsQualité (OTOCOQ – On Time – On Cost – On Quality) spécifiées. 

 

Le principal défi d’un Chef de Projet consiste donc à atteindre l’ensemble des objectifs en lien avec la  création de valeur et la satisfaction client tout en respectant les contraintes OTOCOQ cibles sachant que cette cinématique (le plus souvent contradictoire) définit la performance globale au sein d’un projet.

 

Afin d’atteindre ces performances tout en minimisant l’impact sur la gestion des ressources, les Chefs de Projets ou de Programmes se doivent de disposer d’un ensemble de compétences, d’expérience et d’expertise leur permettant d’obtenir de la performance tout en consommant les ressources minimales pour répondre aux contraintes maximales… Mais alors quelles sont les 10 compétences clés indispensables au succès de cette « manœuvre » risquée & contradictoire

 

1 – La Communication

Comprendre les autres et savoir se faire comprendre sont les deux fondamentaux pré-requis au bon avancement de tout projet. Une bonne communication est en effet indispensable à une gestion de projet efficace. Un chef de projet se doit d’être capable de communiquer efficacement avec son équipe, ses clients et toutes les parties prenantes afin de pouvoir aligner les individus face à des objectifs et à un rythme commun d’exécution pour « créer » une équipe cohérente.

 

2 – La Collaboration

L’une des compétences clés de la gestion de projet se caractérise par la capacité à engager et garantir une collaboration optimale. En effet, le bon avancement d’un projet dépend en premier lieu de la façon dont l’équipe se coordonne autour des objectifs. Un chef de projet performant se doit donc de développer son équipe en considérant les softsskills ou compétences interpersonnelles nécessaires à la maîtrise et au maintien d’une collaboration optimale. 

 

3 – La Planification

Selon le référentiel PMP® de l’organisme PMI – Project Management Institute, la planification se présente en tant qu’élément central indispensable de la gestion de projet. Un chef de projet se doit donc de maîtriser l’art de la planification d’un projet en jonglant en permanence avec la disponibilité et le coût des ressources en tant que pré-requis essentiel au succès et à la performance.

 

La planification et la programmation d’un projet impliquant bien plus que l’identification des dates de début et de fin de celui-ci, les chefs de projet doivent maîtriser les capacités suivantes :

 

  • La Planification et le lissage de la charge de travail de l’équipe.
  • La Mise place des processus de gestion de projet assurant la tenue du planning en minimisant la consommation des ressources et maximisant la valeur créée
  • La Mise en place des mesures de  gestion des risques.
  • La Maîtrise du chemin critique déterminé par l’ensemble des activités

 

4 – L’organisation

Un Chef de Projet est submergé en permanence de nouvelles responsabilités et nouveaux problèmes à résoudre en plus de devoir exécuter les tâches liées au projet. Dans ce contexte, aucun Chef de Projet, ni même les plus expérimentés, n’est capable de tout gérer efficacement en parallèle tout en maîtrisant son planning ! Un système structuré et organisé de gestion et de priorisation des activités basé sur l’urgence et l’importance doit donc être initié et standardisé au sein du projet afin de garantir une exécution cohérente et pertinente des équipes.

 

5 – L’Agilité et l’Adaptabilité

Chaque jour, des difficultés, changements, incertitudes, manque d’homogénéité de votre équipe viendront impacter votre projet ! C’est pourquoi afin de ne pas, chaque jour, voir ses objectifs projet de Temps – Coût – Qualité – Satisfaction client impactés par ces difficultés, tout chef de projet se doit de maîtriser l’Agilité en se basant essentiellement sur des états d’esprit et fonctionnements décrit par les méthodes Scrum permettant d’accueillir favorablement le changement permanents  et nécessaire sans pour autant impacter les performance du projet.

 

6 – La Maîtrise du Temps

Le temps (et le coût qui y est associé) en termes de consommation des ressources définit une des composantes majeures de la performance de gestion de projet. En tant que chef de projet, c’est vous qui avez le plus d’influence sur la gestion du temps et son impact sur les coûts. Il est en effet important d’optimiser la productivité et la compétitivité de la performance Temps de vos équipes en lien avec les processus projet en initiant une démarche d’amélioration continue fondée sur le Lean & Six Sigma Management. 

 

7 – La Priorisation

Un projet se compose souvent de milliers de tâches planifiées qui chaque jour se complètent de nouvelles tâches qui semblent être nécessaires pour résoudre l’occurrence de problématiques imprévues… Dans ce contexte, la planification et la coordination des tâches reste donc un exercice purement théorique, toutefois nécessaire pour disposer d’une référence absolue. Un chef de projet se doit donc chaque jour de considérer que certaines tâches qu’elles soient déjà identifiées, imprévues ou nouvelles sont plus importantes et plus urgentes que d’autres. En tant que garant de l’exécution du projet vous devez être capable de le reconnaître et de structurer le flux de travail de votre équipe dans ce sens. 

 

8 – La Maîtrise de la Qualité

La Qualité et le coût qui y est associé en termes de non qualité définit une des composantes majeures de la performance de gestion de projet. En tant que chef de projet, c’est vous qui avez le plus d’influence sur la gestion de la Qualité au sein de votre projet et son impact sur les coûts. En effet, la Non Qualité représente souvent un « poids » important du coût total de la qualité et trouve principalement son origine dans les variations de processus non optimisés et / ou non assez testés – qualifiés ! Vous devez donc insuffler un état d’esprit de réduction et d’optimisation de la variabilité permanente permettant à un processus de produire uniquement 3,4 défaut par million d’opération en tant qu’objectif principal du Six Sigma Management.

 

9 – La Maîtrise des Coûts

Le coût est principalement la conséquence de la performance de la gestion de projet mise en place et donc la conséquence de la maîtrise du niveau de qualité, de la maîtrise de l’efficacité des ressources dans un temps compté mais aussi de la pertinence de la valeur ajoutée créée pour le client. Toutes ces dimensions, caractéristiques et performances sont donc à maîtriser impérativement par un chef de projet qui se doit de s’appuyer sur la création de valeur et le pilotage par la valeur afin de pouvoir assurer l’ensemble de cet équilibre instable qu’est la gestion de projet face à la performance coût ! Face à la gestion de cet équilibre instable, l’EVM pour Earned Value Management peut se présenter comme un atout majeur d’un chef de projet.

 

10 – La Créativité

Un Chef de Projet doit utiliser ses compétences en matière de résolution de problèmes associé à son esprit analytique critique pour pouvoir développer de manière créative des concepts et des stratégies projet. C’est en effet au chef de projet qu’il incombe de piloter l’innovation et de pousser son équipe à développer des produits et services plus « intelligents ». 

 

Mais alors comment maîtriser l’ensemble de ces compétences ? En se certifiant Project & Program Manager ! 

 

Découvrez tous les parcours de formation Project et Program management inclus à l’abonnement Okadia.

Gestion de Projet : un indispensable ?

Gestion de Projet : un indispensable ?

Bien que la Gestion de Projet soit aujourd’hui un des leviers de Compétitivité et de Profitabilité incontournable à toute entreprise, sa préparation, sa structuration, son engagement, sa planification ainsi que son exécution au sein des organisations reste trop souvent un challenge hors de portée, bien plus complexe qu’il n’y paraît et souvent associé à un savoir faire & une expertise spécifique.

En effet, la Gestion de Projet consiste essentiellement à Initier, Planifier, Exécuter, Contrôler et Clore un ensemble d’activités d’une même équipe afin d’atteindre des objectifs de satisfaction client tout en répondant à des contraintes de Temps – Coûts – Qualité (OTOCOQ – On Time – On Cost – On Quality) spécifiées. 

Le principal défi de la gestion de projet consiste donc à atteindre l’ensemble des objectifs en lien avec la  création de valeur et la satisfaction client tout en respectant les contraintes OTOCOQ cibles : cette cinématique le plus souvent contradictoire définissant la performance au sein d’un projet.

Afin d’atteindre ces performances tout en minimisant l’impact sur la gestion des ressources, tous les Projets se divisent en phases successives qui composent le PLM – Project Lifecycle Management ceci afin de structurer et de transformer le Projet en une série d’étapes logiques et gérables : INITIATE, PLAN, EXECUTE, CLOSE. Dans ce cadre il devient donc essentiel et fondamental de pouvoir maîtriser à la fois la décomposition d’un PLM Projet mais aussi tous les domaines de connaissances indispensables à la création de valeur dans un contexte de ressources limitées à savoir :

  • Le Project Scoping
  • Le Time Management 
  • Le Cost Management 
  • Le Quality Management
  • Le Risk Management

PROJECT SCOPING : Dans le cadre d’un Projet ou d’un Programme, le Project Charter (Charte de Projet) est le premier livrable essentiel et fondamental au Succès et à la Performance globale.

Une charte de projet formalise la Définition du Projet et le bon périmètre (project scoping) tout en caractérisant ses Objectifs, ses Bénéfices, ses Ressources, ses Rôles et Responsabilités ainsi que son système de Mesure / Contrôle associé.                        

Une Charte de Projet permet de Formaliser, Aligner & Communiquer un Projet dans son intégralité principalement au travers des composantes suivantes :

  • Problem Statement & SoW (Statement of Work)
  • Besoins Business, Bénéfices & Valeur Ajouté
  • Périmètre, Équipe, Ressources & Compétences 
  • Objectifs & Performances Time – Cost – Quality
  • Critères et Système de Mesure de Performance Projet

TIME MANAGEMENT : Le Time Management permet de structurer et de préparer le Projet afin de permettre l’obtention de la performance Temps sans impact sur les performances Coût et Qualité

Le Project Time Management fait partie intégrante de la gestion globale du Projet et vise principalement à établir un « calendrier » permettant l’achèvement de ce Projet.

Le Project Time Management se décompose en 6 activités :

  • Définition des Activités
  • Définition des Séquences d’Activités
  • Estimation des Ressources d’Activités
  • Estimation des Durées d’Activités
  • Définition et Surveillance du « calendrier »  d’achèvement du Projet

QUALITY MANAGEMENT : Le Project Quality Management est le seul processus permettant de garantir que l’ensemble des activités liées au projet sont efficaces, efficientes et conformes en fonction des objectifs, des performances et du niveau attendu de satisfaction client.

La Gestion de la Qualité est un processus continu qui commence et se termine avec le projet, l’objectif premier étant la PRÉVENTION :

  • Prévention (Cost of Quality)
  • Inspection (Cost of Quality)
  • Correction (Cost of Non Quality)
  • Amélioration Continue (PDCA – DMAIC – PPS)

COST MANAGEMENT : Le Project Cost Management (Gestion des Coûts du projet) est l’un des aspects les plus importants et les plus critiques de la gestion de Projet.

Le Processus de Cost Management est composé de 3 activités majeures et a pour objectif principal d’assurer l’exécution d’un projet dans les limites du budget initialement approuvé.

  • Estimation des Coûts
  • Estimation du Budget
  • Contrôle du Budget

RISK MANAGEMENT : Le Project Risk Management est un processus clé qui permet en continue d’identifier, d’analyser et de répondre à tout type de risque qui pourrait survenir au cours du cycle de vie d’un projet afin de sécuriser ses performances OTOCOQ. En effet, l’objectif principal est d’aider le projet à atteindre ses performances malgré l’apparition de risques.

La Gestion des Risques et composée de 6 activités principales :

  • Initiation du Risk Management
  • Identification des Risques
  • Analyse des Risques
  • Réponse aux Risques
  • Revue des Risques
  • Mise à jour des des Risques

La capacité de gestion et de maîtrise de la complexité d’un projet au travers de ses multiples phases de maturité, de ses processus, méthodes & outils est l’objectif majeur des organismes de formation et de certifications internationaux.

Découvrez tous les parcours de Formation Project Management inclus à l’abonnement.

CHANGE MANAGEMENT

CHANGE MANAGEMENT
Changement & Transformation,
les 6 Causes communes à l'échec

Bien que le Changement et la Transformation soient aujourd’hui des leviers de Compétitivité et de Profitabilité incontournables à toute entreprise, leur engagement, leur déploiement ainsi que leur durabilité au sein des organisations restent trop souvent un challenge hors de portée, bien plus complexe qu’il n’y paraît et souvent associé à un savoir faire et une expertise spécifique.

Dés lors qu’elle implique un ensemble de différents produits & services, l’initiative de Transformation doit impérativement être basée sur une Vision, une Compréhension Commune et un Engagement de Tous afin de ne pas tomber dans le syndrome de Reality of Change qui touche aujourd’hui 80% des organisations toutes en échec face au besoin de Changement.

En effet, le concept fondamental de Reality of Change permet de cartographier et gérer les 6 principales causes d’échecs cumulées d’une transformation  :

 

  1.  82% Résistance Organisationnelle
  2.  72% Support du Top Management Insuffisant
  3.  65% Objectifs & Business Impact non Réaliste
  4.  54% Gestion de Projet ou de Programme non Adaptée
  5.  46% Business Model et / ou Business Case non Réaliste
  6.  44% Périmètre non Maîtrisé (mouvant)

 

Associé à la Gestion de Projet de Transformation, le Change Management, le Management Agile & le Lean Management permettent de considérer l’ensemble de ces facteurs d’échecs tout en déployant les approches visant à préparer, soutenir et aider les individus, les équipes et les organisations à effectuer une transformation organisationnelle.

Insuffler la Culture du Changement, nécessite de composer avec l’ensemble des équipes, des processus et des technologies composant une entreprise afin d’intégrer l’Humain, revoir sa hiérarchie, la formation des salariés, l’expérience client, les projets, les processus, … De nombreux leviers sont alors fortement sollicités pour concourir au succès de la Transformation des entreprises. 

On parle alors d’évolution, là où la posture de « Leader Intrapreneur » et ou les compétences managériales, les connaissances des nouvelles technologies et la maîtrise du Changement Agile deviennent indispensables pour pouvoir assurer un Changement ou une Transformation Impactante & Durable en tant que réponse au besoin Business.

 

Toutes les formations certifiantes permettant d’engager et d’assurer le succès d’une Transformation comme le Change Management – la Gestion de Projet – l’Agile Scrum & Lean Management sont disponibles sur Okadia  !

Découvrez tous les parcours de formation  inclus à l’abonnement Okadia.

HYBRID MANAGEMENT

Hybrid Project Management & Leadership, la combinaison d’un succès garanti…

Malgré les évolutions méthodologiques continues en lien avec la gestion de projet, réussir le challenge de réaliser un projet dans les délais, dans le respect du budget, dans les contraintes de qualité imposées tout en générant la valeur ajoutée optimale pour le client restera toujours le principal défi auquel tout Leader prenant en charge le pilotage d’un projet sera confronté. 

Initialement, la méthode dite « waterfall » de gestion de projet en cascade s’est imposée en tant que référence absolue pour assurer la planification et l’exécution des projets. Toutefois, malgré le niveau de  standardisation et d’efficacité de la méthode waterfall, la gestion de projet dite Agile se déploie et trouve progressivement ses marques non seulement au sein des projets de développement logiciels mais aussi au sein des projets plus classiques grâce à la popularité et aux bénéfices de l’approche incrémentale.

Dans la plupart des cas, ces deux méthodes Waterfall et Agile apportent une même valeur finale, toutefois la méthode Agile offre une flexibilité beaucoup plus importante permettant une création de valeur extrêmement plus rapide. C’est pourquoi, afin de tirer bénéfice des deux méthodes, de plus en plus de Leaders les fusionnent pour créer une approche dite hybride de la gestion de projet.

La gestion de projet hybride ainsi générée s’apparente à une une technique où les phases de plus haut niveau d’un projet sont planifiées et coordonnées en utilisant l’approche Waterfall et où l’exécution des phases de plus bas niveau (activités & tâches) sont réalisées de manière Agile et incrémentale.

 

Cette fusion hybride, basée sur les deux méthodes de gestion de projet de référence waterfall & agile séduisent progressivement les chefs de projets en activité qui tirent de nombreux bénéfices de cette combinaison innovante :  

  • Collaboration & Visibilité client permanente
  • Création de valeur drastiquement accélérée
  • Coordination & Collaboration des équipes renforcées
  • Réduction de l’ensemble des Lead Time de développement
  • Réaction & Adaptation immédiate et constructive aux besoins de changements
  • Limitation des risques les plus importants dès les phases les plus amonts du projet

 Le potentiel de cette fusion combinatoire en terme de bénéfices et de performances pour un projet est d’une importance telle que l’hybrid project management se présentera dès les prochaines années comme une méthode indispensable à tout Leader Chef de Projet visant une performance et une création de valeur optimale.

Toutes les formations certifiantes permettant d’engager et d’assurer le succès d’une évolution vers le management Hybride comme la Gestion de Projet – l’Agile Scrum & Lean Management sont disponibles sur Okadia  !

Découvrez tous les parcours de formation inclus à l’abonnement Okadia ici.